Mit Hausverwaltungen haben wohl die meisten Mieter schon einmal Bekanntschaft gemacht. Schließlich wird die überwiegende Mehrzahl von Mietwohnungen nicht von Privat aus vermietet, also direkt vom Eigentümer aus, sondern von Hausverwaltungen. Viele Immobilieneigentümer sparen sich nämlich den ganzen Aufwand, sich selbst für alles rund um die vermieteten Objekte zu kümmern. Je nachdem, wie viele Immobilien man besitzt, ist das oft auch gar nicht möglich. Schließlich verwalten sich Immobilien, egal ob Wohnungsimmobilien oder gewerbliche Immobilien, nicht von selbst. Man benötigt zur Hausverwaltung Zeit und natürlich auch einiges an Wissen aus verschiedenen Bereichen. Da bietet es sich an, eine Hausverwaltung für die eigene Immobilienverwaltung zu beauftragen. Hausverwaltungen übernehmen in der Regel alles rund um diese Themenfelder, was mit den zu verwaltenden Immobilien zu tun hat:
- Juristische Verwaltung und Eigentümervertretung
- Technische Verwaltung der Immobilien
- Kaufmännische Verwaltung
Zwar ist es gesetzlich nicht geregelt, welche Aufgaben genau eine Hausverwaltung übernehmen muss, doch in den Hausverwalterverträgen stehen regelmäßig die gleichen Aufgaben. Als Hausverwalter Deutschland müssen also eine Vielzahl von Aufgaben bewerkstelligt werden. Dabei spielt es auch keine Rolle, welche Art die Hausverwaltung darstellt. Die Aufgaben sind gleich. Konkret wird in Deutschland nach drei Arten von Hausverwaltung unterschieden:
- Eigentums- und Hausverwaltung nach dem WEG-Gesetz
- Verwaltung von gewerblichen Mietobjekten und von Mietwohnungen
- Mietsonderverwaltung beziehungsweise Sondereigentumsverwaltung von gewerblichen Mieteinheiten und Wohneinheiten zur Miete
Die Hausverwaltung als Eigentümervertretung und somit als juristische Verwaltung
Immobilieneigentümer geben die Aufgabe der Immobilienverwaltung regelmäßig in die Hände von Hausverwaltungen. Mit Unterzeichnung des Hausverwaltervertrages zwischen Eigentümer und Hausverwaltung geht dann auch meist die juristische Verantwortung des Eigentümers auf die Hausverwaltung über. Das bedeutet, dass die Hausverwaltung ab diesem Zeitpunkt die juristische Eigentümervertretung ist. Dementsprechend dürfen Hausverwaltungen beispielsweise die Mieter aussuchen und die Mietverträge abschließen.
Jedoch bedeutet das auch gleichzeitig, dass sich eine Hausverwaltung vor allem im juristischen Bereich des Mietrechts und des Schuldrechts auskennen sollte. Schließlich kommt es zwischen Hausverwaltung und Mieter nicht selten zu Schwierigkeiten, weil zum Beispiel die Miete nicht gezahlt wird, es Störungen durch Mieter gibt und vieles mehr. Hausverwaltungen sind in solchen Fällen natürlich befugt, Abmahnungen oder Kündigungen auszusprechen, die juristisch natürlich einwandfrei sein sollten. Ansonsten sind sie nicht rechtskräftig und dementsprechend nichtig. Somit sind juristische Fortbildungen im bereich des Mietrechts und Schuldrechts und auch das Einholen von aktuellen Urteilen zum Mietrecht immer wichtig.
Zudem sind Hausverwaltungen auch diejenigen, die sich mit den Behörden auseinandersetzen müssen, wenn es um Immobilien geht, die von ihnen verwaltet werden. Auch hier ist ein gewisses Know-How immer vorteilhaft. Hausverwaltungen kümmern sich demnach also auch um behördliche Angelegenheiten rund um die verwalteten Immobilien.
Die technische Verwaltung der Immobilien
Für die technische Verwaltung von Immobilien ist die Hausverwaltung ebenfalls zuständig. Dabei spielt es auch keine Rolle, ob es sich um Gewerbeimmobilien handelt oder um Wohnobjekte. Schließlich sieht der Gesetzgeber einige Sachen vor, die bei Mietobjekten eingehalten werden müssen. So müssen zum Beispiel Schäden am Mietobjekt beseitigt werden, sobald sie der Hausverwaltung angezeigt werden, da Mieter sonst Mietkürzungen vornehmen dürfen. Zu der technischen Verwaltung gehören daher Maßnahmen zur Instandhaltung der Immobilienobjekte sowie Modernisierungsmaßnahmen. Sicherlich wird letzteres meist mit den Eigentümern abgesprochen, da Modernisierungen in der Regel auch mehr Kosten verursachen, als Reparaturen und Instandhaltungen.
Darüber hinaus bedeutet die technische Verwaltung der Immobilien für Hausverwaltungen aber auch, dass Hausmeister engagiert werden müssen. Zwar ist es oft so, dass ein Hausmeister dann für mehrere Objekte zuständig ist, doch das ist in der Regel auch nicht problematisch. Außerdem müssen Hausverwaltungen im Rahmen der technischen Verwaltung auch für die Kontrolle und den Betrieb von Einrichtungen sorgen. Als Beispiele für Einrichtungen wären hier Aufzüge, Außen- und Treppenhausbeleuchtung, Rauchmelder, Brandmelder, Sprinkleranlagen oder auch Heizungsanlagen zu nennen, natürlich nur, insofern die jeweiligen Einrichtungen auch vorhanden sind, was bei Sprinkleranlagen nicht häufig der Fall ist.
Im Zusammenhang von technischer Verwaltung übernehmen Hausverwaltungen auch die Koordinierung von Dienstleistungsunternehmen, wie zum Beispiel Handwerkern, wenn Einrichtungen nicht durch den Hausmeister kontrolliert werden können oder dürfen und auch wenn anderweitig andere Unternehmen im Mietobjekt Arbeiten übernehmen sollen oder müssen.
Kaufmännische Aufgaben der Hausverwaltung
Eine sehr wichtige Aufgabe, die eine Hausverwaltung ebenfalls ausführt, ist die kaufmännische, also die wirtschaftliche Betreuung der Mietobjekte zwischen Mietern und Eigentümer. Dementsprechend kümmert sich eine Hausverwaltung um die Mieteinnahmen und verwaltet diese. Hausverwaltungen müssen daher Im Bereich der Buchhaltung und Kontenführung tätig sein. Des Weiteren führen Hausverwaltungen regelmäßig auch Rechnungsbücher und erfassen Berichte. Zudem ist eine einwandfreie Aktenführung unerlässlich, in der die Hausverwaltung Jahresabrechnungen, Betriebskostenabrechnungen und andere elementare buchführungstechnische Abrechnungen aufbewahrt. Schließlich ist das für Eigentümer am Ende auch für die Steuern sehr wichtig und natürlich auch für die Hausverwaltung.
Die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen und Abrechnungen mit dem Eigentümer entfallen auch in den kaufmännischen Aufgabenbereich. Zudem kümmert sich die Hausverwaltung um die Bezahlungen anfallender Kosten im Zusammenhang mit dem jeweiligen Mietobjekt und beauftragt auch Versorgungsleistungen.
Der Bereich der kaufmännischen Verwaltung überschneidet sich darüber hinaus auch in mindestens einem Punkt mit der juristischen Verwaltung. Denn das Abmahnen für Mietrückstände muss auch in der Buchführung vermerkt werden. Insgesamt liegt die kaufmännische Aufgabe einer Hausverwaltung also in allem, was in den kaufmännischen Bereich einer Immobilie fällt.
Fazit
Die Aufgaben einer Hausverwaltung sind nicht grundsätzlich komplett gesetzlich geregelt. Dennoch gibt es in einigen Punkten aus dem Mietrecht natürlich gesetzliche Vorgaben, die eine Hausverwaltung aufgrund der juristischen Eigentümervertretung übernehmen muss. Insgesamt bieten die meisten Hausverwaltungen in Deutschland einen umfassenden Verwaltungsservice an, der sich in den meisten Aufgabenfeldern nicht großartig unterscheidet. Ob die juristische Verwaltung, die technische Verwaltung oder die kaufmännische Verwaltung von Mietobjekten, das Portfolio einer Hausverwaltung ist insgesamt sehr groß. Das bedeutet auch, dass in den meisten Hausverwaltungen Mitarbeiter zusammen agieren, die unterschiedliche berufliche Qualifikationen und Ausbildungen mitbringen. Buchhalter, Immobilienmakler, Bürokaufleute und in größeren Hausverwaltungen IT-ler, Handwerker und Juristen können zum Beispiel zu den Mitarbeitern einer Hausverwaltung dazugehören, insbesondere in größeren Hausverwaltungen, die mehrere Hundert oder Tausend Objekte verwalten.
Dies sind insgesamt auch gute Gründe dafür, dass viele Eigentümer von Immobilien bei der Verwaltung ihrer Immobilien auf Hausverwaltungen setzen. Schließlich ersparen Hausverwaltungen den Eigentümern viel Arbeit und Zeit und übernehmen in der Regel alle Aufgaben, die erledigt werden müssen, um Mietobjekte ordentlich zu führen und Mieter sowie Eigentümer nicht zu verschrecken.
